Concarneau Cornouaille Agglomération a choisi le service SESF (échanges sécurisés de fichiers) de Mégalis pour réaliser la convocation électronique des élus sur tablettes tactiles
Directeur des Systèmes d’Information (DSI) de Concarneau Cornouaille Agglomération (CCA), Laurent Gad explique le contexte et les raisons de son choix pour le service SESF (Service d’Echanges Sécurisés de Fichiers) de Mégalis et retrace sa mise en place au sein de la collectivité.
Pour quelles raisons avez-vous décidé de dématérialiser l’envoi des convocations aux élus ?
Depuis mars 2009, nous avons réalisé un suivi des coûts relatifs aux convocations des élus et aux envois de dossiers préparatoires aux conseils communautaires. Ce suivi a été très instructif et nous a permis de dresser différents constats. Pour l’année 2011, il ressort ainsi que l’envoi de 965 dossiers (en moyenne 88 par conseil communautaire) a coûté au total plus de 7000€ TTC (coût des fournitures + temps passé à la préparation des envois). Chaque envoi de dossier a coûté 7,35€ TTC en moyenne, ce qui représente un coût non négligeable pour la collectivité.
Sur la base de 11 conseils communautaires (88 dossiers/séance), de 11 bureaux communautaires (20 dossiers/séance) et d’une moyenne annuelle de 6 séances pour chaque commission (7 commissions, 22 dossiers par séance), le coût de gestion des assemblées est estimé à environ 15 500€ TTC par an. Ce montant exclut les coûts liés à l’envoi aux autres commissions : commission consultative des services publics locaux, CAO, commission DSP, CTP Musique et Danses, CTP personnel, CLECT, etc.
Devant ce constat et dans un souci de développement durable et de réduction des coûts, les élus de l’agglomération ont souhaité mettre en œuvre la dématérialisation des convocations et des envois de dossiers.
Pourquoi avoir choisi l’outil SESF de Mégalis parmi toutes les solutions existantes du marché ?
Après une mise en concurrence classée sans suite, nous avons choisi le service SESF proposé par Mégalis et ceci, pour trois raisons principales :
» Tout d’abord le rapport coût /efficacité qui nous est apparu sans commune mesure avec les autres solutions du marché.
» D’autre part sa simplicité d’utilisation, ce qui est très appréciable au quotidien mais aussi tout au long de l’année.
» Enfin, et ce n’est pas le moindre des atouts, c’est la compatibilité du service avec tous les systèmes d’exploitation mobiles du marché. A défaut, nous n’aurions pas pu implémenter le service de convocation électronique sur les supports nomades, en l’occurrence la flotte des tablettes tactiles acquise par la CCA pour une utilisation par les élus.
Comment s’est déroulée la démarche et quel est son fonctionnement au quotidien ?
Cette première démarche, qui vaut expérimentation, concerne uniquement le bureau communautaire (16 élus) mais elle est amenée - après les prochaines élections municipales - à être transposée et élargie à l’ensemble du conseil communautaire. Elle concernera alors 43 élus au lieu de 16 actuellement. Chaque élu a été formé individuellement à l’utilisation du service sur la tablette tactile qui lui a été remise. Une assistance et un suivi du fonctionnement sont assurés de manière régulière. Concarneau Cornouaille Agglomération ne fournissant pas d’abonnement 3G, les élus utilisent le wifi de leur mairie, de leur domicile et des bâtiments CCA pour synchroniser l’application Oodrive Mobile › Voir au bas de cet article le témoignage de Michel Cotten, Maire de Tourc’h.
Quel premier bilan dressez-vous de l’utilisation du service SESF ?
Outre les bénéfices usuels de la dématérialisation (gain de temps, simplification et sécurisation des échanges, archivage électronique…), le service s’avère « rentable » dès la troisième année, les bénéfices apportés dépassant les coûts liés au projet.
A noter enfin également que cette initiative s’inscrit dans une démarche plus globale de l’agglomération de mise en œuvre de processus 100% dématérialisés sur les marchés publics, la finance-comptabilité et la télétransmission des actes.
Maire de Tourc’h (Finistère), Vice-Président de Concarneau Cornouaille Agglomération (CCA), Chargé de l’aménagement de l’espace et du système d’information et Responsable du Système d’Information du CHI (Centre Hospitalier Intercommunal) de Cornouaille, Michel Cotten livre ici son témoignage en tant qu’utilisateur du service de convocation électronique sur tablette tactile.
Comment avez-vous vécu l’apprentissage de la tablette tactile et du service associé ? En quoi la formation vous a-t-elle été utile ?
Après une période de découverte de la tablette et de ses qualités, notamment graphiques, la prise en mains a été progressive à partir de la formation initiale. Cette formation personnalisée pour chaque élu, a été particulièrement adaptée à ma demande. En outre, un service d’assistance était facilement joignable en cas de difficulté. La synchronisation à l’application Oodrive a nécessité quelques explications complémentaires mais globalement la prise en mains a été rapide.
Quels bénéfices constatez-vous dans l’utilisation de ce nouveau service, quels changements cela produit-il au quotidien ?
La dématérialisation complète des documents est enfin réalisée grâce à cet outil et aux fonctionnalités de téléchargement. En matière d’ergonomie, la navigation (accès par sommaire, onglets..) dans les documents téléchargés, quelque fois volumineux, est très performante et facilite l’usage de la tablette lors des réunions. Ce nouveau mode opératoire conduit à des changements d’habitudes dans la gestion des documents. La tablette tactile et l’extranet de CCA (messagerie électronique, stockage et archivage des documents) se complètent et sont tous deux indispensables dans ce nouveau contexte de travail.
Pour en savoir plus sur le service SESF lire l'article de présentation.
